【初心者ガイド】商談案件管理ツールのメリット・選び方のポイントのいろは

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記載されている情報は執筆時点のものであり、最新情報は各ツールの公式サイトでご確認ください。

商談案件管理ツールって？わかりやすく解説！

SFAという商談案件管理ツールの分野を耳にしたことはありますか？

まだ検討段階の方も、既に活用されている方も多くいらっしゃるかと思います。このツールは、顧客の情報やスケジュール、営業活動状況、商談の進捗、そして営業結果を一元管理し、チーム全体で共有するための心強いツールです。

多くの企業で、営業担当者に活動を委ねた結果、受注に必要な情報が共有されないという課題が浮き彫りになっています。

さらに、近年ではテレワークの普及により多様な働き方が可能となり、個人に依存した営業スタイルの管理、教育、連携、評価に限界を感じる企業が増えています。こうした背景の中、効果的な情報共有を基盤にチームの効率を高めることが急務となっています。

このような状況を改善するために、「なぜ商談案件管理ツールSFAの導入が必要なのか」その利点と選択方法のポイントを分かりやすく解説します。

SFAを導入し、案件管理を行う理由

SFAの説明は、本サイトでも他社サイトでも多分に解説されております。本記事ではツールのご説明の前に、まずはシンプルに、SFAを導入すべき理由に焦点をあてて解説します。

業務効率化につながる

案件管理を行うことで、次にすべき仕事を明確に把握できます。案件情報を一元化し、承認フローや各種資料と紐づけすることで、担当者の確認や資料を探す手間が省け、効率的な業務進行が可能になります。

案件情報の共有ができる

チーム単位、部門全体、会社全体での案件管理が可能になります。大規模プロジェクトでも部署間の連携をスムーズにし、全体での共有が進むことで業務の質が高まる。

ミス・トラブルの防止になる

営業部全体で案件を共有することで、ミスやトラブルの兆候を事前に察知できます。問題が生じた際も初期段階で対応が可能になり、確認漏れや連絡漏れを減らせる。

営業スキルの向上につながる

情報共有が進むことにより、今までブラックボックス化していた情報が明確になリます。若手社員がベテランのスキルを学びやすくなり、全体の業務の質を向上させる。

案件の思わぬチャンスを発見できる可能性も

システムにログインするだけで進捗状況を把握できます。先方とつながりを持つ社員を迅速に察知し、新たなチャンスを生む可能性があります。

つまり、まとめるとSFAを導入することは、アナログな商習慣を改善する営業DX（デジタルトランスフォーメーション）につながるということです。

SFAで管理すべき案件情報とは？

SFAで管理すべき案件情報は、どのようなものがあるのでしょうか。

ここでは、「営業担当者の情報が必要な案件」、「営業チームの情報が必要な案件」、「進捗状況が必要な案件」、「受注確度が必要な案件」、「受注予定日が必要な案件」、「予想売上額が必要な案件」の6つについてご紹介します。

案件管理の方法

次に案件管理の方法について考えてみましょう。

ここでは、ExcelやGoogleスプレッドシートなどで管理する方法と、専用のツールであるSFAを活用する方法の2種類に分けてご紹介します。

ExcelやGoogleスプレッドシートなどで管理する方法

SFAを活用する方法

ExcelやGoogleスプレッドシートなどで管理する方法では属人化を招きやすく、SFAでは一定コストがかかることがわかります。

自社の業務内容や規模、予算に合わせて最適な方法を選択することが重要です。ではより理解を深めデメリットを理解したうえで選択するためにも、それぞれを深堀りしていきましょう。

属人化しやすい？：Excel（エクセル）での商談管理

Microsoft社提供の表計算ソフトExcelを商談管理へ活用した管理方法について、以下にそのメリットとデメリットを詳しく説明します。

デメリットを解決するため、リアルタイムでExcelを使いたい場合は、GoogleドライブやDropboxなどのクラウドサービスと組み合わせた管理方法もあります。しかしながら、顧客やームの人数が増え、管理する案件が増えてきた場合や、さらなる効率化が求められる場合には、これらデメリットをヒューマンパワーで解決させるのではなく、機能で解決できる専門的な案件管理ツールのSFA導入を検討する方が早いです。

属人化しやすい？：Googleスプレッドシートでの商談管理

Googleが提供するスプレッドシートでの商談管理は、一見、クラウド環境にあるため、一部Excelでの課題をクリアできるように思えます。

しかしながらチームでの運用を徹底しなければ、その手軽さゆえにより管理状況が複雑化する懸念がつきまといます。

スプレッドシートは、リアルタイムな編集・共有が可能で、特に情報が頻繁に更新される案件管理などに適しています。しかし、インターネット接続が必須であるため、状況によって動作が不安定になったり、データ量が多いと処理スピードが遅くなってしまったり、利用環境には配慮が必要です。

ビジネスでの利用を考える場合、これらのメリットとデメリットを踏まえて運用を検討することが重要です。

Excel（エクセル）とGoogleスプレッドシートでの商談管理、まとめ

それぞれ、コストが低く自由度と豊富な機能が魅力ですが、情報一貫性やファイルのセキュリティ管理に注意が必要です。利便性を高くすればするほど、一方では不正アクセスのリスクを考慮する必要があり、長期の運用には不向きです。

目的は商談管理=制約や受注率のアップ、利益貢献　であり、コストを削減することではないことを念頭におきましょう。営業社員がツールの管理に時間を取られたり、人員が割かれてしまうと本末転倒です。

EXCELやGoogleスプレッドシートの管理が営業社員の仕事ではなく、長期運用で情報が複雑になればなるほど情報一貫性やセキュリティを気にしながらのチーム運用は、営業社員の特性的に商談に集中するためにも荷が重いとも言えます。

「営業社員の仕事は一人でも多く利益を上げること」　という点を忘れないようにしましょう。

上記課題を解決するための商談案件管理ツール

そもそも、商談案件の管理ツールとは何でしょうか？

SFAの解説の前に、その基本的な概念とメリット・デメリットを解説します。

タスク管理ツールとは、タスクの進捗状況を把握しやすくし、業務の効率化をサポートするための便利なツールの事です。案件の進行を可視化し、タスクの遅延や漏れを防ぎ、スムーズな業務運営を実現します。

タスク管理ツール＝SFA（営業支援）ツール

SFAとは商談を管理するための「営業支援システム」のことで、営業部門全体で抱えている様々な商談の営業プロセスや情報の管理・共有を行うツールです。

先ほどと一部重複しますが、営業支援ツールを使用して商談案件管理した場合のメリット・デメリットをチェックしてみましょう。

SFAを導入するメリットとして、営業活動の「効率化」「可視化」「標準化」の3点が挙げられます。

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その他、マネージャーや経営者にとっても、これらのツールは魅力的です。例えば、マネージャーであれば、案件の受注確度を判断し、タイムリーにアドバイスすることもできます。営業状況が把握できるので、人事評価を下す際にも役立ちます。

SFAツールは、海外産、国内産、無料なものから有料なものまで様々な種類があります。これらのデメリットをそれぞれ別な切り口で解決しようと努めているため、ツール選定の材料として考慮する価値があります。

上手に活用すれば確実に業務効率化が果たせるので、中長期的な視点を持つことが重要です。コストパフォーマンスに関しても、ツールの選定に注意すれば大きな短所にはなりません。

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重要：SFA（営業支援）ツールを導入する前に…

ここまでSFAの利便性について説明してきましたが、導入にあたって留意すべきデメリットもあることを先程触れました。現在、多種多様なSFAツールが市場に出回っており、多くの企業が導入検討を進めていることでしょう。しかし、「どのツールを選ぶのが最適か」という点にのみ意識が集中してしまうケースも少なくありません。

確かに、コストやシステムが自社に適合するかを確認することは大切ですが、ツールの性能が導入の成功を左右するわけではないのです。

ツール選定の前に、企業として準備を整えることが不可欠です。導入を計画している企業は、まず以下の2点を確立する必要があります。では、それぞれのポイントを詳しく見ていきましょう。

商談案件管理の自社での課題を明確にする

最初のステップとして、現在抱えている案件管理の課題をはっきりさせることが重要です。自社の課題が曖昧なままSFAツールを導入してしまうと、失敗は避けられません。

多くの場合、導入が失敗する原因は目的が不明確であることや、動機が漠然としていることが挙げられます。「社長の単なる決定で導入した」「何となく便利そうだから」「時代の流れに合わせて」という理由では、ツールに振り回されてしまい、かえって業務効率が低下する恐れがあります。

自社の現状の課題を具体的にし、関係者全員が同じ認識を持てるようにすることが必要です。課題が明確になると、どのような機能を持ったツールが必要かもはっきりし、その結果、数ある選択肢の中から自社に最適なツールを選定しやすくなります。

「ここが困ってる、だからSFAで解決しよう」と、現場の認識が統一されることが重要です。

商談案件管理での自社ビジネスの中で必須な重要項目を設定する

課題がはっきりしたら、次に行うべきは案件管理の項目を具体的に決めることです。SFAツールには、営業管理や顧客管理など多種多様な機能が揃っています。どのツールを使用して、どの項目を管理するのかを明確にするために、詳細な基準を設定することが不可欠です。

しかし、忘れてはならないのは、営業の最終目標は売上や利益目標の達成にあるということです。したがって、SFAツールは営業部門の目標達成を支援する役割を果たすべきです。営業活動の効率化や業績向上を促進し、売上および利益に大きく貢献することを考慮しながら、管理すべき項目を決めるように注意しましょう。

SFA導入プロジェクトの社内窓口となる担当者を決める

SFAツールを導入する際には、責任者を選任しておくことが重要です。導入を成功させるためには、運用体制を明確にする必要があります。どんなツールであっても、最低でも1人の担当者やチームを設置しましょう。

また、導入前後の社内で発生する課題を一元管理し、SFAのプロダクト元と一緒に解決を進めていくためには、社内情報を集約することが不可欠です。これにより、ツールの利用状況や改善点を把握しやすくなります。特に初めてITツールを導入する場合、使い方に関する疑問が社内で多く発生するかもしれません。担当者が決まっていないと、質問する相手がわからず、社内に混乱を招く可能性があります。

これが原因で、現場のストレスが高まり、ツールの利用をためらうようになってしまうことも考えられます。

そのため、使い方に関する質問に対応できる担当者を設定しておくことで、導入プロセスが円滑に進むでしょう。

営業、経理など関連現場に定期的にヒアリングを行う

ツールの導入を最終決定するのは経営陣や上層部ですが、その前に現場の声をヒアリングすることが重要です。実際にツールを使う現場の社員の意見を聞かずに決定すると、必要な機能が欠けたり、不要な機能が多すぎて使いづらくなる可能性があります。

現場の社員に「どのような機能が欲しいか」「何に困っているか」「何があれば便利か」を具体的にヒアリングし、必要な機能を特定します。その上で、実際に役立つツールを選びましょう。

また、新しいツールを使って業務を行う姿を具体的にイメージできるかどうかも確認しておくことが重要です。ツールの導入によって業務フローがどう変わり、効率化できるのかを事前に考えることで、負担を最小限な運用ルールで、必要な情報を入力できるツールを選ぶことが可能になります。

最初には、入力するデータを最小限に絞り込み、営業活動に必要な情報だけを入力するようにしましょう。これにより、社員の負担を軽減し、SFAを活用する習慣を育てることができます。入力が複雑で多すぎるツールは避け、簡単に入力できるものを選ぶことが大切です。

自社に最適なSFA（営業支援）ツールを選ぶ際のポイント

それでは、自社にあったツールを選定する際にはどのような点に注目すべきでしょうか。

具体的に押さえておきたいポイントをいくつかご紹介します。

自社の事業に必要な機能の絞り込み

SFAツールの導入を成功させるには、まず解決したい営業上の課題を明確にすることが大切です。

ツールに多数の機能を求めることなく、実際に自社の営業活動で必要とする機能に絞り込みましょう。多機能のツールを選ぶと、かえって複雑になり運用が困難になることがあります。したがって、自社が直面している営業課題に対し、最も有効に機能する要素を見極め、不要な機能を避けることで、導入後の現場での活用がスムーズになります。

操作性を重視

SFAの導入時には、その操作性に特に注意を払う必要があります。複雑なインターフェースでは、入力が煩雑になり、かえって業務の妨げになる場合も。したがって、ある程度はマニュアルなしでも使いこなせる、直感的な操作が可能なツールを選ぶことが重要です。多機能であることよりも、自社のビジネスに実用的でシンプルなツールが望ましいのです。いくら機能が豊富でも、それを活用できなければ意味がありません。まず、社内のITリテラシーのレベルを確認し、それに合った営業支援ソリューションを選択することが賢明です。

さらに、導入に伴い社内での教育体制を整備することも欠かせません。どんなに使いやすいツールでも、ルールや使い方の説明が不足していれば、なかなか浸透しません。そのため、運用担当者が率先して研修会を開催し、入力ルールを設定するなどの工夫が必要です。ベンダーによっては、サポートや運用支援、さらにはコンサルティングサービスを提供しているところもあるため、こうしたサポートを考慮に入れて選ぶことで、社内でのスムーズな導入と運用が可能になります。

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クラウド型SFAシステムという選択と、そのメリット

クラウド型のSFA（営業支援ツール）を選ぶと、いくつかの重要な利点があります。

以下にそのポイントを紹介します。

1. 初期費用の軽減

クラウド型SFAの大きな魅力の一つは、初期費用を低く抑えられることです。ハードウェアを自社で購入する必要がなく、オンプレミス型と比べて初期投資が少なく済みます。ただし、月額料金が発生するため、必要な機能をしっかりと絞り込み、必要最低限のストレージプランを選ぶことが効果的です。

2. 導入のしやすさ

クラウド型SFAは、自前のサーバーやハードウェアを用意する必要がありません。そのため、導入が容易で、初期コストやシステムカスタマイズにかかるコストを抑えられます。

3. 利用場所を選ばない

クラウド型SFAは、インターネット接続が可能な場所であればどこからでもアクセスできます。PC、タブレット、スマートフォンから利用可能であり、営業担当者が外出先でも効率的に業務を行うことができます。また、在宅勤務やサテライトオフィス、出張時にも柔軟に対応できます。

4. セキュリティと権限管理

クラウド型SFAシステムにおいてセキュリティは非常に重要です。多くのクラウドサービスプロバイダは高度なセキュリティ対策を講じており、データの暗号化や定期的なバックアップ、セキュリティパッチの更新などを行っています。また、SFAの特性上、営業情報の管理は機密性が求められるため、詳細な権限設定が可能です。これにより、特定のユーザーだけが特定のデータにアクセスできるようになっており、不必要な情報漏洩を防ぎます。これらのセキュリティ機能を利用することで、安全な情報管理が可能となります。

ただし、サービス選定時にはSFAツール元のセキュリティポリシーをしっかり確認し、自社のニーズに適したセキュリティが提供されているかを確かめることが重要です。

スマートフォンやタブレットなど、端末対応

営業活動では、顧客を訪問する機会も多いため、移動時間をどれだけ有効に活用できるかが鍵となります。

直行直帰の営業スタイルを採用することで、営業に専念する時間を増やすことが可能になります。そのためには、出先からでもSFAにアクセスできることが欠かせません。したがって、スマートフォンやタブレットでSFAが利用できるかどうかを確認することが重要です。これはリモート環境からでもシステムにアクセスできるようにするためであり、どこにいても効率的な営業活動を支えるツール選びの重要な要素となります。リモートワークでも対応可能で、多様な働き方が選択できるようになります。

他ツールとの連携確認の重要性

既に導入しているツールとの互換性を考慮することは非常に重要です。全てのSFAツールが他のツールと連携できるわけではありませんが、連携機能があるツールを選ぶことで業務効率を大幅に向上させることができます。特に、メールやチャットツール、地図アプリ、カレンダーと連携できるSFAであれば、一層の効率化が期待できるでしょう。

例えばある企業ではSlackとSFAを連携させることで、商談の進捗共有からリマインドなどコミュニケーションが活性化し、重要な案件に対して必要以上に介入する機会が減るなど、業務にポジティブな効果をもたらしているとの報告もあります。”

スムーズな導入と、導入後の定着を支えるカスタマーサービス：学習コストと費用対効果

スムーズな導入と、そのツールを現場に定着させることは非常に重要です。

それぞれ人的リソースもかかり営業チームに工数負担が不要にがかかってしまうと、その間の利益率が下がってしまうからです。

例えば無料プランや柔軟なカスタマイズが可能すぎるツールを選ぶと、一見費用を抑えられるように思えますが、コミュニティサイトなどで情報を検索、収集、質問しながら問題を解決する能力が必要になることもあります。

この自己解決に頼る運用で現場でカスタマイズされた結果、用途が不明なツールの引き継ぎが発生することがあり、担当社員の移動や退職があった場合に運用が滞る可能性があるため、結局のところ属人化のリスクがつきまとい注意が必要です。

このため、サポート体制が充実しているベンダーを選ぶことが肝心です。導入後にどのようなカスタマーサービスが提供されるのか、設定や運用に関する相談に対して迅速で適切な支援が受けられるかを確認しましょう。

事前に社内でトレーニングプログラムを用意し導入後のフォローアップも重要で、社内ユーザーが安心して利用開始できる環境を整えることも必要です。

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まとめ：未来を切り拓く商談案件管理ツールの可能性

SFA（商談案件管理ツール）は、これからのビジネスを支える力強いパートナーです。これまでの紙とペン、そして個人の経験に頼った営業手法から脱却し、デジタル技術を活用することで、さらに広がる可能性を手に入れましょう。SFAを導入することで、顧客の情報や商談の進捗を一元管理し、チーム全体で共有することができます。これにより、誰もが状況を一目で把握でき、効率的な業務を進めることが可能になります。

多様な働き方や、働く時間の時短が普及する中、SFAは稼働が多くなりがちな営業職の強い味方です。スマートフォンやタブレットからアクセス可能なSFAを選ぶことで、どこにいても顧客情報や営業状況を確認でき、営業効率を格段に向上させます。また、既存のツールと連携することで、情報の流れをさらにスムーズにし、営業チームのコミュニケーションを活性化します。

さらに、SFAを通じて得られるデータは、これまで観察できなかったビジネスチャンスを生み出します。これにより、新たな市場や顧客のニーズを発見し、次の一手を的確に打つことができるでしょう。これらの機能を活用することで、SFAは単なるツールにとどまらず、企業の未来を切り拓くカギとなります。

このデジタルトランスフォーメーションの波に乗ることで、企業は競争の激しい市場でのリーダーシップを確立し、新しい時代のビジネスを成功に導くことができます。SFAを活用し、新しい営業の世界へと一歩踏み出してみませんか？

豊かな未来と可能性を描き、新たな成功を共に実現しましょう。