ホワイトボード管理を卒業！今こそCRM/SFAツールで一元スケジュール管理 おすすめ6選も

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記載されている情報は執筆時点のものであり、最新情報は各ツールの公式サイトでご確認ください。

はじめに

たくさんの企業が、管理作業やスケジュールの複雑さに頭を悩ませています。特に、複数のツールで分散された管理を行うと、手間が増えて業務効率が低下することは避けられません。もし、いまだに各自が独自に動いたり、営業チームのスケジュールを事務所のホワイトボードで管理している状況であれば、そしてその状態を改善しようとしていないのであれば、少し危機感を持つべきかもしれません。

こうした課題を解決するには、スケジュール管理を一元化できるCRM（顧客関係管理）やSFA（営業支援）ツールを導入して、システムを整えることをお勧めします。

本記事では、営業DXの中でも特にスケジュール管理にフォーカスしてご説明します。
スケジュール管理がなぜ大切なのか、そしてCRMやSFAツールを活用することによる利点について詳しく解説し、さらにスケジュール管理機能を持つおすすめのCRM/SFAツールを3つ紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

この記事で得られる知識

前提：営業チームにおけるスケジュール管理の重要性

営業チームでは、スケジュール管理が欠かせません。商談の日時、出張の予定、各種ミーティングといった多様な活動がもとに行動する営業担当者にとって、スケジュールが管理されていないと重大なミスに繋がる可能性があります。

スケジュール管理が不十分であると、顧客に迷惑をかけるばかりか、場合によっては契約解除のリスクすら生じることがあります。こうしたミスを防ぐためには、営業チーム全体でしっかりとしたスケジュール管理体制を築き、営業担当者と管理職が協力してトラブルを未然に防ぐことが重要です。

ここでは、営業チームにおけるスケジュール管理の必要性について、その目的やメリットをはじめとして、ツールを利用する意義についても詳しく解説します。

スケジュール管理の意義と恩恵を再評価

適切なスケジュール管理を営業チームが行うことによって得られる利点は次の通りです。

不十分なスケジュール管理は営業チームのタスクを曖昧にし、作業効率を低下させる恐れがあり、時間単位での詳細な管理が、この問題を避けるために重要です。

適切なスケジュール管理は、以下の利点ももたらします。

スケジュール管理の目的は、業務の効率化を推進し、日々のタスクを円滑に完了できるだけでなく、ビジネスの根幹になるという点でも非常に重要ということです。そして、スケジュールを正しく管理し営業チーム全体で共有することによって、次のような成果が期待できます。

• 顧客が今何を望んでいるのかを的確に分析。
• 個人では気付けない様々な観点での発想が可能。
• チーム全体で顧客のニーズに迅速かつ適切に対応。これにより、成約率のアップや新規商談の機会創出など、利益につながるメリットに発展していく芽となり、ビジネスにおいてさまざまな利点が派生していきます。たかがスケジュール管理と侮るなかれ、スケジュール管理を大事にすることでビジネスの成功につなげていくことができるのです。待ち合わせ場所に遅刻をしてきた人を喜ぶ人はいません。このシンプルな例が示す通り、時間を守ることの重要性はあらゆる場面で生きてくるのです。

なぜITツールを使う（営業DXをおこなう）必要があるのか

今やビジネスの現場において、ITツールを使用せずに従来のアナログな手法だけで管理を行うことは、まるで石器で競合他社に挑んでいるようなものです。技術の進化に適応しないままでは、効率も効果も大きく損なわれてしまいます。

実際、かつては（とはいってもたかだか10年から20年前の話ですが）、手帳を使った個人のスケジュール管理や、日報・ホワイトボードを使用したチームメンバーとのスケジュール共有といったアナログな方法が一般的な商習慣でした。しかし、意外とそのころのビジネス習慣が今なお根付いている企業も多いのではないでしょうか。振り返ってみると、これらの方法には以下のようなデメリットが存在しました。

このように、従来の方法は個人のマンパワーに依存し、効率が悪い側面がありました。さらに、これら全ての情報を網羅的に把握し、顧客の動きを先読みしてビジネスチャンスを見つけるのは至難の業となります。

ITツールの導入によるメリット

これらの課題を解決するために、スケジュール管理機能を備えたCRMなどのITツールが効果的です。ITツールによる管理には以下のメリットがあります。

このようにITツールを取り入れることで、個人の能力に左右されず、一貫したスケジュール管理が実現し、業務効率の向上や作業負担の軽減に繋がります。

CRM/SFAを活用したスケジュール管理のメリット

ここまでITツールを活用した営業スケジュールの管理やチーム共有のメリットについてご説明しましたが、そのメリットを押さえた上で、普通のITツールではなくCRM（顧客管理ツール）やSFA（商談管理ツール）でスケジュール管理を行うさらなるメリットをご紹介します。

スケジュール管理や共有はこのように明確かつ正確であることが求められますが、実際には管理者に大きな負担を強いることも珍しくありません。スケジュール管理に運用コストをかけて、商談に集中できないようになれば営業チームとしては本末転倒です。そこで、CRM/SFAに内蔵されたスケジュール管理機能の活用が推奨されます。

CRM/SFAとは？

顧客情報や商談の進捗を一元的に管理するシステムであり、複数のツールで分散していたデータを一括で管理・分析することが可能です。はじめに、様々なツールを使っていると、商談や予算の進捗を確認するためにツールAを、日報を管理するためにツールBを、提案資料を保管するためにツールCを、そしてスケジュールを管理するためにツールDを使用せざるを得ません。この煩雑なツールの使い分けは、データの分散につながり、管理の非効率を生む原因となります。

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CRM/SFAのメリット

このように、CRM/SFAのスケジュール管理機能を駆使することで、管理工数を削減し、業務の効率を大幅に向上させるだけでなく、顧客の動きを素早く把握できます。これにより、まるでサッカーの試合中に監督が適切にプレイヤーに指示を出すように、単なるスケジュール管理を超えてビジネスチャンスを逃さず利益を最大化するための営業チームプレイが容易になります。

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スケジュール管理機能を備えるCRM/SFAのおすすめツール6選

これまでご説明したように、CRM/SFAのスケジュール管理機能を使用することで様々なメリットがあります。
そこでSFA/CRMツールが多数登場しています。それぞれスケジュール管理の基本機能と、ツールテーマにそった独自のアプローチで効率化を実現しています。
以下にその中でも特におすすめの5つを紹介します。詳細については各ツールの公式サイトで最新情報を確認してください。

これら以外にも、可能なCRM/SFAツールは数多く存在します。企業のニーズや業務フローに応じて最適なツールを選定することが、営業活動の効率化に不可欠です。ぜひ、自社に合ったツールを見つけてください。

※それぞれ、別途初期費用がかかります。
※記載されている情報は執筆時点のものであり、最新情報は各ツールの公式サイトで確認してください。

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Salesforce

Salesforceは海外発の、世界的に有名なSFA/CRM企業で、「SFAといえば」という程の知名度を誇ります。そのブランドで結果的に高コストとなってしまっている点はありますが、その機能性と信頼性が魅力です。特に「Salesforce Scheduler」などのスケジュール管理機能が充実しており、営業プロセスを大幅に効率化します。

このプラットフォームは、タスクの予定日に対するアラート機能を備え、重要な日程を逃さないようサポートします。また、処理済みのタスクを履歴として保持することで、業務の進捗を可視化し、次に何をすべきかを明確にすることが可能です。その結果、営業目標の進捗やパイプラインの把握も効果的に行えます。

「Salesforceカレンダー」を利用することで、商談を簡単にカレンダーに関連付けられる点も大きな利点です。これにより、カレンダーを確認するだけで、商談内容や担当者、顧客情報を素早く把握でき、問い合わせ対応もスムーズに行えます。
また、別途月額など費用がかかる可能性がありますが、サードパーティ企業による様々なプラグインも用意されている点も魅力です。

しかし、高機能であるがゆえに、事前の学習が必要となる場合があります。また、多機能であるため、ユーザーによっては使用しない機能が出てくることも考慮しなければなりません。したがって、しっかりとした導入支援や、自社に最適なカスタマイズを行える人材の確保も重要です。

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Zoho CRM

Zoho CRMは、様々な企業のニーズに応えるコストパフォーマンスに優れたCRM/SFAツールです。無料プランを含む幅広い料金プランが用意されており、初めてのユーザーでも気軽に始められるのが特徴です。基本的な顧客管理や営業支援機能を提供しつつ、タスク・スケジュール管理を効率化するための様々なツールを備えています。

このシステムでは、営業活動に必要なデータの添付やコメントの追加が可能なスケジュール共有・カレンダー機能があります。複数のスケジュールを同時に管理でき、タスクを視覚的に整理することで、営業活動の効率を大幅に向上させます。

自動的にタスク完了報告から次のタスクが割り振られる仕組みにより、ワークフローの効率化も可能です。これにより、スケジュール管理の手間を軽減し、業務効率を高めることができます。

また、Zoho CRMは無料プランも提供していますが、注意点として無料プランのカスタマーサポートは英語のみとなり、日本語サポートを受けるには有償プランの導入が必要です。問題が発生した場合は、コミュニティサイトを活用して自己解決する能力が求められます。

多様な業種に対応しやすく、非SIerの企業でも手軽にカスタマイズ可能な操作性が好評を得ています。

GENIEE SFA/CRM

「GENIEE SFA/CRM」は、株式会社ジーニーが開発した国産の営業管理ツールで、営業活動を強力にサポートするSFA/CRMです。スケジュール管理機能により、商談タスクを効率化し、チームの負担を軽減することができます。さらに、「Slack」との連携により、コミュニケーションが円滑に行える環境を提供します。

このツールは、操作が簡単であり、PCやスマートフォンを介して簡便に使用できるため、導入企業での利用定着率は99%を誇ります。また、GoogleカレンダーやOffice365カレンダーと連携し、SFA/CRMで管理されたタスクを自動的にカレンダーへ同期させるため、二重入力の手間を省き、スケジュール管理をスマートに実現できます。

さらに、Gmailとの連携により、顧客とのメールのやり取りを活動履歴に直接保存できたり、AIマネージャーが情報の要約を支援したりと、営業担当者の負担を軽減する様々な機能が豊富に搭載されています。

ただし、国際展開においては国産ソフトウェアであることがネックになる可能性があります。英語対応は可能ですが、異なる文化や商習慣に適応する際の柔軟性が重要です。

特徴的なのは、ZohoやSalesforceのように外部プラグインに依存することなく、AI機能や連携機能が自社製品で統一されている点です。この一元化のおかげで、支払いや問い合わせ窓口を一本化できるという利点がありますが、その分、他社より機能が限られる場合があるため、導入に際しては注意が必要です。

このように、GENIEE SFA/CRMは多様な機能を一つのプラットフォームに統合して提供することで、営業活動の効率化と業務運営のサポートを実現します。

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Sales Force Assistant

「Sales Force Assistant」は、NIコンサルティングによる営業支援システムで、特にスケジュール管理機能において高い評価を得ています。直近24時間の訪問予定や商談情報を容易に確認し、リアルタイムでの業務整理が可能です。これにより、営業担当者は最新情報を即座にキャッチし、業務の効率化につなげています。

また、スマートフォンアプリ「SFAssist」との連携により、プッシュ通知を通じて、社内の新着スケジュールやメール、日報のコメントなどを迅速に受け取ることができます。これらの機能はグループウェア「NI Collabo 360」とのシームレスな連携によって実現されており、組織全体のコミュニケーションを強化します。

さらに、AI秘書機能が搭載されており、音声認識を利用して顧客情報の即時検索やスケジュールの確認が可能です。これにより、ユーザーはより簡便に必要な情報を引き出すことができ、営業現場での柔軟な対応が可能になります。

「Sales Force Assistant」は、営業活動をデータベース化し、顧客管理や商談管理に自動化を取り入れることで、全体の生産性を向上させます。このツールは特に建築や製造、不動産、小売など多様な業種で効果的に利用されていますが、ただし、多機能ゆえに設定や運用にはある程度の習熟が必要であり、初期段階ではトレーニングなどのサポートによる定着化が求められることもあります。

eセールスマネージャーRemix

eセールスマネージャーRemixは、現場の営業プロセスを重視し、シンプルな操作性と自動同期を実現する国産の営業支援システムです。このシステムは、営業に必要な情報を一元管理しながら、効率的な活動報告を可能にします。

スケジュール管理機能においては、訪問計画や商談情報、顧客情報がスケジュールと緊密に結びつけられており、わずか数クリックで活動報告の登録や商談の進捗管理を行えるよう設計されています。操作のしやすさを最優先に考慮し、外出先でもスマートフォンから簡単にアクセスできるモバイル対応が施されています。アプリは営業現場のニーズを反映し、即時の情報確認や迅速な対応を促進します。さらに、Microsoft ExchangeやGoogle Calendarといった他のスケジュールソフトとの自動同期が可能で、重複入力を防ぎ、データの整合性を維持しながら業務効率を向上させています。

また、スケジュールと連動したToDo管理を提供し、重要なタスクを見逃さないようにアラート機能を活用して次のアクションを確実にフォローします。これにより、組織全体で協調的なタスク管理が可能となり、営業プロセスをさらに効率化できます。

導入時には、システムへの習熟や既存の営業プロセスとの統合に時間がかかる可能性があるため、初期設定やトレーニングに力を入れることが重要です。また、導入後は定期的なシステムの見直しや、組織全体での活用状況のチェックを行うことで、その効果を最大限に引き出すことが肝要です。eセールスマネージャーRemixの広範な機能を活かし、営業活動を効率的に改善し、最適化された営業プロセスをサポートします。

kintone

kintoneは、業務プロセスを最適化するために設計されたクラウドベースのプラットフォームで、その柔軟性と拡張性が特長です。ユーザーは、プログラミングの知識がなくても、さまざまな業務アプリケーションを迅速に構築でき、それを支える多様なプラグインが利用可能です。「radical bridge」などのプラグインを活用することで、スケジュール管理やリソース管理機能を容易に追加でき、業務の幅を広げることができます。

ただし、プラグインを活用することで異なるベンダーとの個別のサポート窓口が必要となる場合があり、サポートが分散する可能性があります。導入手続きを進める前にプラグイン提供会社のサポート体制を確認し、一貫したサポートを受けられるかどうか検討することが重要です。

また、kintoneのアプリは簡単に改修が可能であるため、属人化のリスクも伴います。そのため、システムやアプリに改修を加える際には、必ず履歴を残すようにし、何がどのように変更されたかを記録することで、属人化を防ぎ、変更のトレーサビリティを確保することが求められます。
業界と規模で選ぶ：Salesforce vs Kintoneの導入ポイント

まとめ：CRMやSFAでスケジュール管理を導入したその先に重要なポイントがあります

スケジュール管理は、営業担当者や管理者にとって大きな負担となります。エクセルなどを使って管理をしてもそれは個人の能力に依存しており、結局のところアナログな商習慣から卒業しているとは言い難く、タスクの割り振りが不十分になったり、次に何をすべきかを確認するためのロスタイムが生まれたりと、業務の効率が低下する傾向があります。

またそのうえで独自の運用ルールでスケジュールを管理に自信があったとしても、そのメリットを十分に活用できていない現場があるのも事実です。このような問題に直面した際には、CRMやSFAツールの導入を考えることが有効です。このシステムを用いることで、顧客情報の一元管理、スケジュールの明確化、タスクの効率的な割り振り、受注予測といった面で多くの利点を享受できます。

それでも最も重要なのは、CRMやSFAツールを導入した後に「それを上手く活用できるか」という点です。システムを導入しても、スケジュール管理が効果的に行えなかったり、期待される業務効率の向上が実現できなかったりする場合があります。

したがって、ツールが現場にしっかり浸透しないことに対する懸念もあるため、導入後にサポートが充実しているSFAやCRMのベンダーを選ぶことが望ましいでしょう。また、必要に応じてトライアル版を利用して、自社のニーズに合うかどうかや、ストレスなく操作できるかを確認することも大切です。

もし、スケジュール管理機能を構築するためのCRM/SFAツールの導入を検討される場合は、ぜひご相談ください。お気軽にお問合せをお待ちしております。